手間のかかるマニュアル作成は専門業者に依頼しよう

婦人

名刺の管理にお困りの方へ

名刺

会社員に必須な持ち物

会社員にとって、必須グッズは幾つかありますが、その中でも名刺はかなり重要なものとしてランクインするでしょう。しかし、名刺をどのように管理するかは、人によって様々で、管理方法のノウハウを学ぶ機会は滅多にありません。細かい作業が苦にならない方野や、名刺を管理する秘書がいるような管理職の方であれば、名刺管理ソフトを既に導入しているかもしれませんが、多くの方は名刺管理ソフトを使わずに自力で管理していることと思います。実は今、名刺管理ソフトは、一昔前のソフトに比べ大幅に進歩しています。ソフトを使用した事が無い方は、ソフトをどのように比較したらよいか、そもそもどの機能を元に比較したら良いか悩ましい点です。名刺管理ソフトを比較する上で、重要なポイントは、1つにはOCR(光学文字認識)です。簡単に言えば、名刺の文字をコンピューターで扱う文字情報、いわゆるテキストデータに変換する機能です。一部のソフトには、このOCR機能を使わずに、単純に名刺を画像としてスキャナーやカメラで取り込み、画像として整理するソフトもあります。しかし、その場合は文字データを元に並べ替えをしたり、検索を掛けたりする事が出来ませんので、ソフトを導入するメリットは、紙ベースの名刺ではなく電子化して軽量化する点のみとなってしまいます。比較の際には、このOCRの認識率をチェックすると良いでしょう。そして2つめのポイントは、検索機能です。名刺管理ソフトを導入する動機は、アナログで行う、「すぐに目的の名刺を探し出せること」「新しくもらった名刺を適切に保管すること」に尽きます。そのため、ソフトには名前だけでなく、日付や、人物の特徴など様々な項目で検索を掛けられるのが理想です。最近ではクラウド仕様でどこからでも閲覧出来るソフトもあり利便性が増しています。